Wissen Sie was eine interne Meldestelle ist und welche Vorgaben damit verbunden sind?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie, die erstmals EU-weit einen standardisierten Schutz für Hinweisgeber festlegen will.
Das Gesetz regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die Meldestellen weitergeben (Hinweisgeber). Dies bezieht Mitarbeiter, Kunden, sonstige Vertragspartner sowie Personen, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat, mit ein. Das Gesetz verbietet jegliche Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Hinweisgebern. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen eine interne Meldestelle einrichten und betreiben, die Meldung über Missstände vertraulich entgegennimmt und Folgemaßnahmen entwickelt. Diese interne Meldestelle muss mit fachkundigem und unabhängigen Personal besetzt sein. Unter anderem muss -gegebenenfalls in anonymer Kommunikation- binnen 7 Tagen der Eingang der Meldung bestätigt und binnen 3 Monaten die entwickelten Folgemaßnahmen kommuniziert werden.
Obwohl sich der Gesetzesentwurf derzeit im Vermittlungsausschuss befindet, ist mit einer zeitnahen Verabschiedung zu rechnen, da die Europäische Union bereits ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet hat.
Was gilt es zu vermeiden?
Die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen stellt Unternehmen vor eine Vielzahl von Herausforderungen:
o Wie können wir die interne Hinweisstelle fachlich kompetent und unabhängig besetzen?
o Wie lösen wir Personalengpässe und schützen uns vor Interessenkollision?
o Wie können wir eine datenschutzrechtlich unbedenkliche anonyme Kommunikation ermöglichen?
o Wie schützen wir unser Unternehmen vor Bußgeldern und Reputationsverlust?
Im Falle der Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen sieht das Gesetz Sanktionen gegen vor. Verstöße sollen als Ordnungswidrigkeiten nach § 30 OWiG mit einer Geldbuße geahndet werden. Ferner drohen Schadensersatzforderungen und Reputationsverluste.
Was sollten Unternehmen beachten?
1. Nicht zu lange auf Inkrafttreten des Gesetzes warten
Die Unternehmen sollten sich unverzüglich um die Einrichtung professioneller Strukturen kümmern, um die Meldung über interne Meldekanäle zu fördern. Die Praxis zeigt, dass ein Hinweisgebersystem insbesondere dann erfolgreich ist, wenn es in eine vertrauensvolle und transparente Unternehmenskultur eingebettet ist.
2. Information und Kommunikation sind das A und O
Je besser die Kanäle wie z. B. ein internes Hinweisgebersystem kommuniziert werden und auf der Website oder im Intranet aufzufinden sind, desto mehr Mitarbeiter haben davon Kenntnis und können bei Bedarf darauf zurückgreifen. Alle relevanten Informationen über das Gesetz müssen demnach für Mitarbeiter leicht verständlich zugänglich sein. Andernfalls droht die Gefahr, dass der Hinweisgeber seine Meldung nach außen über eine externe Hinweisstelle, die Staatsanwaltschaft oder die Presse abgibt.
3. Best Practice: Digitale Hinweisgebersysteme
Der professionelle Einsatz von digitalen Hinweisgebersystemen in Unternehmen kann viele Verbrechen und Skandale verhindern oder aufklären. Positiv ist, dass immer mehr Organisationen ein Hinweisgebersystem zur Meldeabgabe einführen. Vor dem Hintergrund des neuen Gesetzes wird sich diese Entwicklung noch weiter fortsetzen. Ist ein Hinweisgebersystem bereits vorhanden, sollten Unternehmen dieses auf die Vorgaben der Richtlinie bzw. des HinSchG anpassen, damit sie Dokumentations- und Informationspflichten nachkommen und somit Rechtsunsicherheiten vermeiden.
4.) Effektiver Whistleblowerschutz auch für KMU möglich ohne hohe Kosten
Auch für mittelständische und kleine Firmen gibt es bereits kostengünstige Lösungen. Eine Auslagerung auf einen anwaltlichen Ombudsmann kann zum Beispiel die geforderte fachliche Kompetenz und Unabhängigkeit sowie Vertraulichkeit gewährleisten.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben in Ihrem Unternehmen.