Bürokratieentlastung durch Verkürzung der Aufbewahrung: Bringt das etwas?

Die Bundesregierung hat im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetztes (BEG IV) Änderungen eingeführt, die durchaus kritisch gesehen werden. Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf acht Jahre soll Entlastung bringen – könnte jedoch stattdessen zu mehr Bürokratie führen. Was ab dem 01.01.2025 gilt.

Vor dem Scheitern der „Ampel“ als Bundesregierung befanden sich eine Vielzahl von Gesetzgebungsverfahren in der Pipeline. Einige der darin enthaltenen Anpassungen und Neuerungen werden aus Sicht der Unternehmen sehnlichst erwartet, auf einige würde gerne verzichtet werden und andere geben wiederum Versprechungen, die sie am Ende nicht einhalten können. Insbesondere im Rahmen des BEG IV (bereits verkündet am 29.10.2024) ist eine Regelung geschaffen worden, die bei intensiver Betrachtung größere praktische Auswirkungen auslösen könnte, als es auf den ersten Blick scheint.

Rechtliche Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege

Grundsätzlich müssen Steuerpflichtige, die nach Handels- oder Steuerrecht aufzeichnungs- und buchführungspflichtig sind, bei Aufbewahrung von Unterlagen eine gewisse Mindestdauer beachten. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist beginnt prinzipiell erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Dokumente entstanden sind oder die letzten Aufzeichnungen vorgenommen wurden. Bislang bzw. bis Ende des Jahres 2024 betragen die Fristen

· sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie für weitere, für die Besteuerung wesentliche Unterlagen,

· zehn Jahre für Buchungsbelege (wie beispielsweise Rechnungen/Gutschriften, Kassenbelege, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten), Jahresabschlüsse, Lageberichte, Inventare und Eröffnungsbilanzen.

Das BEG IV sieht nun die Herabsetzung der Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen auf acht Jahre vor. Aufgrund der Verkündung des Gesetzes im letzten Quartal 2024 ist die Regelung bereits ab dem 01.01.2025 anzuwenden. Abweichend hiervon dürfen bestimmte Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche noch ein weiteres Jahr die alte Regelung beibehalten. Für diese Unternehmen gilt die neue Regelung erstmals für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach den alten Bestimmungen ein Jahr nach Inkrafttreten der neuen Regelung noch nicht abgelaufen ist.

Generell ist in diesem Zusammenhang anzumerken, dass sich auch Abweichungen vom regulären Fristende unter anderem durch eine noch nicht abgeschlossene Außenprüfung oder durch die Vorläufigkeit von Steuerfestsetzungen ergeben können. In diesen Fällen läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Auswirkungen bei den Steuerpflichtigen

Durch die Reduktion der Aufbewahrungsfrist soll laut Bundesregierung eine finanzielle Entlastung der Kaufleute für die analoge und digitale Aufbewahrung von Buchungsbelegen erreicht werden. Im ersten Moment mag dieser Gedanke durchaus plausibel und positiv klingen, allerdings offenbaren sich bei genauerer Betrachtung doch einige, nicht zu vernachlässigende Nachteile:

Künftig müssen Unternehmen demnach anstatt der bisher zwei Fristen nunmehr ein weiteres Fristende berücksichtigen. Dies führt zu einem nicht von der Hand zu weisenden Sortierungsaufwand (händisch für physische Unterlagen bzw. IT-unterstützt für elektronische Dokumente), der die Rechtsanwender trotz etwaiger höherer Archivierungskosten im Zweifel an den derzeit noch gültigen Fristen festhalten lassen wird.

Darüber hinaus bestehen Auswirkungen auf die Ermittlung der Rückstellung für Aufbewahrungsverpflichtungen. Handelt der Steuerpflichtige nach der neuen Vorgabe, hat er die verkürzte Frist für Buchungsbelege bei der Rückstellungshöhe vermindernd zu berücksichtigen. Dies gilt auch dann, wenn aus Praktikabilitätsgründen der einfachere Weg gewählt wird und die Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre archiviert werden sollten. Für den zusätzlichen Zeitraum besteht nunmehr keine öffentliche-rechtliche Verpflichtung und Rückstellungen für das eigenbetriebliche Interessen (d.h. u.a. für nicht aufbewahrungspflichtige Unterlagen) dürfen steuerlich insoweit nicht gebildet werden.

Anders als es der Titel des Gesetzes suggeriert, ist somit hierin eindeutig keine Bürokratieentlastung zu sehen.

Sprechen Sie hierzu gerne an: