Elektronische E-Rechnungen sind ab Januar 2025 verpflichtend. Im vorausgegangenen Newsletter haben wir bereits einen kleinen Einblick gewährt. Weitere Informationen hat Steuerberater Dimitri Dreker parat.
Die Digitalisierung wird in vielen Bereichen vorangetrieben. Mit dem Beginn des Jahres 2025 treten bedeutende Änderungen in Kraft, die die Art und Weise, wie wir Rechnungen bearbeiten, grundlegend verändern werden. Mit dem beschlossenen Wachstumschancengesetz wird künftig die elektronische Rechnung (E-Rechnung) verpflichtend für inländische B2B-Umsätze eingeführt. Unser Beitrag beleuchtet nachfolgend die wichtigsten Aspekte der E-Rechnung, welche Neuerungen Sie ab dem 01.01.2025 erwarten sowie welche Übergangsregelungen in Anspruch genommen werden können.
Einer der Hintergründe für die Einführung der obligatorischen E-Rechnungen ist die ViDA-Initiative der Europäischen Kommission, die die Reformierung des Mehrwertsteuersystems in der EU durch den Einsatz moderner digitaler Technologien und damit die Anpassung des Systems an das digitale Zeitalter und eine Verbesserung der Betrugssicherheit vorsieht. Ein zentrales Element der Initiative ist die Einführung von digitalen Meldepflichten und die Ausweitung der elektronischen Rechnungsstellung. Derzeit ist die Umsetzung der Vorschläge der ViDA-Initiative in vier Stufen bis zum Jahr 2028 geplant. Eine finale Einigung im ECOFIN-Rat über das ViDA-Paket steht noch aus.
Mit dem im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz wird nun in Deutschland bereits vor der geplanten Umsetzung der Vorschläge der ViDA-Initiative, die E-Rechnung ab dem 01.01.2025 zur Pflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Hiermit werden im Jahr 2025 die notwendigen Voraussetzungen für eine nachgelagerte Einführung eines digitalen Meldesystems geschaffen.
Welche neuen Regelungen gelten ab dem 01.01.2025?
Die Verpflichtung zur E-Rechnungsstellung gilt für inländische steuerpflichtige Leistungen an einen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig ist.
Des Weiteren wird mit dem Wachstumschancengesetz der § 14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen grundlegend überarbeitet und der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zum aktuellen Zeitpunkt werden elektronische Rechnungen als Rechnungen verstanden, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Hierzu gehört zum Beispiel der Mailversand der eingescannten Papierrechnung oder eine als Web-Download zur Verfügung gestellte PDF-Datei. Eine Papierrechnung hat hierbei den Vorrang vor der elektronischen Rechnung. Daher ist die Erstellung und der Empfang einer Rechnung in einem elektronischen Format bislang auch an die Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft.
Dies ändert sich ab dem 01.01.2025. Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) liegt sodann nur noch vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung möglich ist. Dabei muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungserstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. Sofern das Unternehmen ab diesem Zeitpunkt bereits zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist, entfällt die Notwendigkeit der Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Demgegenüber fallen alle anderen Rechnungen, die nicht die Voraussetzung einer E-Rechnung erfüllen, unter den Begriff der sogenannten sonstigen Rechnungen. Hierzu zählen sowohl die Papierrechnungen als auch Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (zum Beispiel eine PDF- oder JPEG-Datei).
Für sämtliche Rechnungen muss weiterhin
- die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
- die Unversehrtheit des Inhalts sowie
- ihre Lesbarkeit
gewährleistet werden.
In diesem Zusammenhang ist unter Lesbarkeit die rein maschinelle Lesbarkeit zu verstehen, die eine maschinelle Auswertbarkeit gewährleisten soll. Im Gegensatz dazu ist die Lesbarkeit für das menschliche Auge künftig nicht mehr zwingend notwendig. Sie kann jedoch durch Datenkonvertierung erreicht werden.
Hybride E-Rechnungen enthalten zusätzlich zu dem verpflichtenden, strukturierten elektronischen Teil (zum Beispiel im XML-Format) auch ein für das menschliche Auge lesbaren Teil (zum Beispiel PDF-Datei, vergleiche nachfolgende Ausführungen zum Format „ZUGFeRD“). Das Bundesministerium der Finanzen hat bereits im September 2023 die Zulässigkeit von hybriden E-Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen bestätigt. Festzuhalten ist in diesem Zusammenhang, dass für Rechnungen in diesem Format der strukturierte Teil der führende sein wird. Somit gehen im Fall einer Abweichung die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus dem für das menschliche Auge lesbaren Teil vor.
Die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung gemäß § 14 Abs. 2 UStG bleiben von den Neuregelungen indes unberührt. Sofern ein Unternehmer zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist, darf eine ordnungsgemäße Rechnung nur in Form einer E-Rechnung vorliegen. Daraus folgt, dass bei Nichtvorliegen einer E-Rechnung die Berechtigung zum Vorsteuerabzug entfällt.
Des Weiteren besteht für Kleinbetragsrechnungen (Bruttobetrag von 250 Euro wird nicht überschritten) sowie für Fahrausweise dauerhaft keine Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung.
Wie kann die technische Umsetzung erfolgen?
Bereits seit 2020 sind für Rechnungen an den Bund und seine Behörden E-Rechnungen auszustellen. Hierfür ist in Deutschland grundsätzlich der Standard XRechnung anzuwenden. Dieser erfüllt ebenfalls die Voraussetzungen der europäischen Norm und ist somit künftig auch für die E-Rechnung im Rahmen inländischer B2B-Umsätze anwendbar.
Die nach dem Standard XRechnung erstellten Dokumente entsprechen einem rein strukturierten elektronischen Format (XML-Format). Die Lesbarkeit durch Menschen ist hier zunächst nicht gegeben. Es muss daher ein Konvertierungsprogramm für eine menschliche Bearbeitung zwischengeschaltet werden. Die Übermittlung von XRechnungen erfolgt ausschließlich über ein Verwaltungsportal.
Weitere Standards beziehungsweise etablierte Formate sind EDI, EDIFACT oder auch ZUGFeRD.
Das bereits etablierte hybride E-Rechnungsformat ZUGFeRD ab Version 2.0.1 entspricht ebenfalls den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 und ist daher grundsätzlich ebenfalls für die zukünftig zu erstellenden E-Rechnungen zugelassen. Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format enthält sowohl ein menschenlesbares PDF-Dokument sowie einen maschinell auswertbaren Anhang mit elektronisch strukturierten Daten im XML-Format. Eine Rechnung in diesem Format ermöglicht alle elektronischen Übermittlungswege, zum Beispiel. auch den Mailversand oder einen Web-Download. Es ist also daher weder ein Konvertierungsprogramm noch der Zugang zu einem gesonderten Übermittlungsportal notwendig.
Der Gesetzgeber hat die Neufassung des § 14 UStG bewusst technologieoffen formuliert. Es ist daher auch möglich, dass sich Rechnungssteller und -empfänger auf ein anderes strukturiertes, elektronisches Format verständigen. Es besteht dennoch die Voraussetzung, dass dieses Format die Anforderungen der europäischen Norm erfüllt oder hiermit interoperabel ist. Das bedeutet, das Format muss eine verlustfreie Extraktion der umsatzsteuerrechtlich relevanten Daten gewährleisten.
Welche Übergangsregelungen gibt es?
Keine Übergangsregelungen gibt es für den Empfang der E-Rechnungen. Für alle inländischen B2B-Umsätze, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden, sind die Rechnungsempfänger verpflichtet, ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen zu können.
Für das Erstellen der E-Rechnungen hat der Gesetzgeber indes einige Übergangsregelungen geschaffen, die den reibungslosen Übergang zur E-Rechnungspflicht vereinfachen sollen.
Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 können die Rechnungen für inländische B2B-Umsätze weiterhin als sonstige Rechnungen (das heißt Papierrechnungen oder sonstige E-Rechnungen) ausgestellt und übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger zugestimmt hat. Die Zustimmung kann weiterhin auch durch eine Rahmenvereinbarung oder durch konkludentes Handeln erfolgen.
Für das Jahr 2027 dürfen, nach Zustimmung des Rechnungsempfängers, nur dann weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden, wenn das jeweilige Unternehmen im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von weniger als 800.000 Euro erwirtschaftet hat.
Wie können Sie sich auf die Einführung der E-Rechnung vorbereiten?
Die durch die E-Rechnung weiter angestoßene Digitalisierung des Mehrwertsteuersystems in Deutschland und der EU ist zunächst zwar mit deutlichem Aufwand für alle betroffenen Unternehmen verbunden, wird aber nach erfolgreicher Implementierung Chancen mit sich bringen.
Hierzu zählen ein verringerter Materialaufwand für zum Beispiel Porto und Papier, aber auch fortschreitende Digitalisierungsmöglichkeiten für Buchhaltung und Rechnungswesen. Ob sich durch die vom Gesetzgeber intendierten Regelungen tatsächlich Vereinfachungen für die von der E-Rechnungspflicht betroffenen Unternehmen ergeben, ist abzuwarten.
Damit Sie auf die Einführung zum 01.01.2025 vorbereitet sind, empfehlen wir, dass Sie sich bereits jetzt mit der Umsetzung der Neuregelungen in Ihrem Unternehmen beschäftigen und die Anpassung Ihrer internen Prozesse zeitnah vorbereiten. Wichtig kann es auch sein, sich mit Ihren Softwareanbietern in Verbindung setzen, um die Implementierung der notwendigen IT-Systeme zu erarbeiten. Trotz der gewählten Übergangsregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen besteht insbesondere bei Großkunden die Möglichkeit, dass diese zeitnah auf die E-Rechnungspflicht reagieren, ihre Prozesse umstellen und in dem Zuge auch von ihren Lieferanten den Erhalt von E-Rechnungen erwarten werden.
Das Bundesministerium der Finanzen wird voraussichtlich noch im Jahr 2024 ein Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung veröffentlichen und darin auf offene Anwendungsfragen eingehen. Ein Entwurf dieses Schreibens liegt bereits zur Abstimmung vor.
Über die weitere Entwicklung werden wir Sie auf dem Laufenden halten.
